MICROSSOFT ACCESS

A. DATA BASE

Database adalah kumpulan data / informasi yang berhubungan dengan suatu objek atau tujuan khusus. Dengan menggunakan microssoft access, Anda dapat mengolah data tersebut agar lebih mudah ditemukan, dianalisa, disusun dan diproteksi.

database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.

Software yang pernah popular digunakan untuk membuat DataBase adalah Multiplan, dBaseII, dBaseIII, FoBase, Quattro Pro dan lain – lain yang semuanya berbasis DOS, Setelah sisitem operasi berbasis windows di luncurkan maka software database berubah menggunakan dBase yang berbasis windows seperti Microssoft Access, Visual basic, visual fopro dan lain lain.

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields.

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

Mengidentifikasi prinsip dasar database

Prinsip database adalah bahwa tidak tidak boleh ada yang sama persis lebih dari sekali, karena akan mengakibatkan data rangkap yang merupakan pemborosan disamping  sulit menentukan data mana ayang benar. Data seharusnya dapat ikaitkan dengan data lain sehingga tidak terpisah.

Database merupakan sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan  yang mempunyai tujuan tertentu. Data dalam database disimpan dalam table. Table meruakan sekumpulan sekumpulan data sejenis misalnya data sisswa, data pegawai, data nilai uian dan lain – lain.

Tabel terdiri dari field dan record

Field adalah data terkecil dari table yang menempati kolom

Record adalah sekumpulan field yang saling terkoneksi yang menempati  baris

Trdapat beberapa objek yang mendukung  database yaitu :

  1. Tabel : terdiri dari field dan kolom
  2. Query : digunakan untuk menampilkan, mengedit dan menganalisis objek
  3. Form : merupakan objek untuk membuat control proses pemasukan, pemeriksaan dan dan pembaharuan data
  4. Report : untuk menampilkan data yang telah dibentuk sesuai dengan ketentuan yang pernah diberikan
  5. Pages :untuk menampilkan data dan bekerja dengan data yang diambil dari internet
  6. Macro : terdiri dari beberapa rangkaian perintah yang dapat disimpan dan diopersikan ulang missal , membuka form, mencetak form
  7. Module : program – program yang ditulis dengan Access basic yang telah ada di dalam Mcrossoft Access.

Langah – langkah mengaktifkan Microssoft Access.

  1. Klik start
  2. Pilih All program
  3. Geser mouse mouse kek kanan pilih microssoft office
  4. Pilih microssoft access

Tunggu sampai microssoft access menampilkan lembar kerja access.

  1. Pilih Blank Access Database
  2. Ketik nama databasenya pada isian file name
  3. Klik pada tombol create

Maka satu buah file Database access telah dibuatkan

LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara :

  1. Blank Access Database
  2. Access database Wizards.

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools  dan matikan Check  Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

Pilihan Keterangan
Blank Access DataBase Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyek lainnya
Blank Data Access Page Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access  secara bertahap
Project Existing Data Dipakai untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access
Open end existing file Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yang pernah dibuat Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara Klik menu file, pilih New atau pada Toolbars klik tombol new. Apabila Anda membuka jendela database baru maka  jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut :

  1. Pilih File -> Open dari Menu Bar
  2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database
  3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

MENUTUP FILE DATABASE

Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file, simpan seluruh data yang pernah Anda buka. Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu llangkah berikut ;

  1. Klik File ->Close pada Menu Bar
  2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Ctrl + F4 atau Ctrl + W
  3. Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database

MENUTUP PROGRAM MS ACCESS

Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

  1. Klik File ->Exit pada menu Bar
  2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Alt + F4
  3. Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

B. MENGAKTIFKAN MICROSSOFT ACCESS

Aktifkan dulu program Microssoft Access dati menu :

Start – All Program – Microssoft office –  Microssoft Access atau jika Microsampilkan soft Access sudah diaktifkan melalui

Startup, Klik icon Microssoft Accessmaka Access akan menampilkan tampilannya.

C. JENIS OBJEK PADA MICROSSOFT ACCESS

Beberapa objek pada Microssoft Access yaitu :

  • Table : tempat dimana data disimpan, di dalam tabel berisi field yaitu kolom yang berisikan data yang sifatnya spesifik, field-field ini akan membentuk suatu record
  • Query : objek ini merupakan mesin dari database. Fungsi query adalah untuk mengolah data yang terdapat di dalam tabel sehingga bisa menghasilkan suatu informasi.
  • Form : objek ini merupakan alat bantu untuk mengisikan data ke dalam tabel
  • Report : objek ini untuk menampilkan data yang telah diolah di queryatau tabel  dalam bentuk laporan
  • Macross : Objek ini berfungsi untuk membuat perintah – perintah otomatis yang diperlukan ketika menjalankan database
  • Modules : objek ini berfungsi untuk membuat perintah – perintah pemrograman yang diperlukan oleh data base
  • Pages : Objek yang berfungsi  untuk membuat dan menampilkan data dalam bentuk halaman web

Menutup file database

  • Pilih menu file (close) atau
  • Klik tombol close (X) pada jebdela database

Membuka file database :

  • Pilih menu file – open atau
  • Klik tombol open dari toolbar standard

Keluar daru data base :

  • Pilih menu file – exit atau
  • Klik  tombol Close (x) pada window program

D.   MEMBUAT TABEL

  1. Pada window database, klik tab table
  2. Klik new dan pilih design View pada kotak dialog New table
  3. Tabel baru akan ditampilkan dalam bentuk design
  4. Isikan nama filed (jenis data) pada kolom field name
  5. Pada kolom data type, tentukan tipe data field dari kotak daftar
  6. Jika perlu ketikkan keterangan tentang filed pada kolom Description
  7. Tentukan properti fieldnya pada kotak property di bawahnya
  8. Ulangi langkah 4 – 7 untuk menambah field
  9. Tentukan field primerykey dengan klik tombol di toolbar

10.  Klik tombol close pilih yes untuk menyimpan tabel

Jenis data                    keterangan

String/text/label          maksimum 255 karakter, termasuk huruf, angka dan karakter kusus

Memo                         data teks yang panjang, seperti catatan atau deskripsi

Number                      data angka yang akan dihitungdata

Currency                     data angka yang mengandung format mata uang

Auto number              Untuk penomoran urut secara otomatis

Yes / No                     data pilihan ya atau tidak

Ole Objeks                 Untuk data gambar, suara, OfficebObjek serta objek – objek yang lain

Hyperlink                   data  berupa hyperlink teks atau berupa alamat URL (alamat internet)

Lookup Wizard          data jenis pilihan, yang diambil dari tabel, query atau membuat pilihan

sendiri

E. PROPERTY FIELD

Property field yang digunakan untuk mengatur bagaimana data disimpan, dibatasi dan ditampilkan . property yang dapat diatur, tergantung pada type data yang dipilih. Untuk pengaturan property iniikuti langkah – langkah berikut :

  1. Tampilkan tabel dalam mode design
  2. Klik property yang akan di atus propertinya
  3. Pada sheet property dibagian bawah, klik pada property yang akan diatur
  4. Ketikkan atau pilih property untuk field tersebut

Beberapa property yang bisa diatur:

Property                                  Keterangan

  1. Field size                     panjang maksimum data untuk field text atau number
  2. Format                         mengatur tampilan data pada layar
  3. Decimal place              banyak angka dibelakang koma
  4. InputMask                   Format karakter untuk pemasukan data
  5. Caption                       nama field yang akan ditampilkan di form atau report
  6. Default value              nilai awal yang akan dipakai untuk field
  7. Validation rules           Ekspresi yang mendefinisikan aturan pemasukan data
  8. Validation text                        teks yang akan dimunculkan jika data yang dimasukkan salah
  9. Required                     mengatur bahwa field harus diisi

10.  Allow Zero Length     mengatur bahwa pemakaian string kosong diizinkan

11.  Indexed                       mengindeks  tabel berdasar field yang bersangkutan untuk

mempercepat pengurutan dan pencarian data

F.   BENTUK CHARAKTER YANG DIGUNAKAN UNTUK INPUT MASK

Bentuk                             Kegunaan

0                                        digit angka 0 – 9 dan harus diisi

9                                       digit angka 0 – 9 dan tidak harus diisi

#                                       digit angka, tidak harus diisi dan tanda +-

L                                       huruf A –Z dan harus diisi

?                                       huruf A – z tapi tidak harus diisi

a                                       huruf atau angka tidak harus diisi

A                                      huruf atau angka harus diisi

G.   MEMASUKKAN DATA DI TABEL

1           Tampilkan tabel dalam tampilan datasheet

2           Pilih menu insert – New Record

3           Ketikkan isi field dan tekan < enter. Atau <tab> untuk pindah ke record berikutnya

4           Jika selesai dengan pengisian data dalam record, tekan ,tab. Untuk pindah ke record

berikutnya

H.   MENAMPILKAN SUBDATASHEET DISUATU TABEL

  1. Tampilkan tabel dalam tampilan data sheet
  2. Dari menu bar pilih insert – subdatasheet
  3. Kemudian akan muncul jendela yang akan menampilkan semua tabel yang ada, pilih tabel yang akan dijadikan subdatasheet
  4. Pada pilihan link child field isi dengan field dari tabel yang kaan dijadikan subdatasheet field dari tabel datasheet yang memiliki kesamaan record dengan subtabel datasheet. Kemudian klik OK

I.     MENGHILANGKAN SUBDATASHEET

Pilih menu format – datasheet – remove

J.    MENGEDIT DATA

  1. Pilih field yang akan diedit datanya
  2. Hapus isinya dan ketikkan data baru

K.   MENGHAPUS DATA

  1. Klik pada pemilih record atau jika akan dihapus beberapa record drag sepanjang pemilih record yang akan dihapus
  2. Tekan <delete>
  3. Klik OK untuk mengkonfirmasi penghapusan pada kotak dialog yang muncul.

Catatan : record atau data yang sudah dihapus tidak bisa dibatalkan lagi menggunakan perintah Undo.

L.   MENGCOPY / MEMINDAH

  1. Klik pemilih record pada data yang akan dicopy / dipindah
  2. Untuk mengcopy, klik tombol copy atau tombol cut di toolbar untuk memindah
  3. Klik cursor dimana hasil copy / cut akan ditampilkan, klik faste

M.  MEMODIFIKASI DESIGN TABEL

  1. Jika perlu, pindah ke tab tabel
  2. Pilih tabel yang akan dimodifikasi’
  3. Klik tombol design
  4. Rubah fieeld name, data type atau property yang ingin dirubah
  5. Tutup tabel, dan klik OK untuk menyimpan perubahan

N.   MENYISIPKAN FIELD PADA DESIGN TABEL

  1. Pada tampilan design tabel , klik pada field yang akan disisipkan di atasnya
  2. Klik tombol insert field pada toolbar
  3. Ketikkan nama field dan tentukan type serta propertinya

O.   MENGHAPUS FIELD PADA DESIGN TABEL

  1. Pada tampilan design tabel, klik pada field yang akan dihapus
  2. Klik tombol delete field pada toolbar

A. Membuat lookup Field

  1. Tampilkan tabel dalam mode desain atau jika dibuat tabel baru, buat dengan mode design view
  2. Pilih / buat field yang akan dijadikan lookup Field
  3. Pada data type, pilih lookup Wizard

B. Tentukan apakah nilai yang akan dimasukkan ke dalam loookup Field akan diambil dari tabel yang lain atau akan diketik kan sendiri, Klik Next.

Jika nilai yang akan dimasukkan ke dalam lookup field diambil dari tabel lain :

  • Pilih tabel yang akan diambil nilainya, klik next
  • Pilih field yang akan dimasukkan dan dilihat informasinya dalam lookup field. Jika kolom kunci tidak disembunyikan, Anda akan diminta untuk mendefinisikan data yang akan dimasukkan dalam lookup field, jika sebelumnya anda menentukan lebih dari satu field dari tabel asal yang akan dipakai datanya.

Jika nilainya diketikkan sendiri :

  • Tambahkan jumlah kolom jika perlu, tekan <Tab> kemudian ketikkan pilihan lookup field.
  • Tentukan kolom yang nilainya akan dimasukkan dalam tabel
  1. Sesuaikan lebar setiap kolom data, dan tentukan apakah akan menyembunyikan field kunci atau tidak. Pilihan menyembunyikan

Tugas

  1. Buatlah table seperti di bawah ini :
Nama field Data Type Deskription
NIP* 

Nama

Alamat

Gaji

Tet (6) 

Tet (20)

Tet ( 30)

Number

Nomor Induk Pegawai 

Nama pegawai

Alamat rumah pegawai

Gaji pegawai

Catatan : tanda (*) menyatakan data sebagai primery

Beri nama table di atas  tbl_pegawai

Isilah table yang Anda buat dengan data seperti berikut :

Access02

Buatlah Query seperti gambar di bawah ini,

Access03

Beri nama query dengan nama qry_pegawai

3.   Buatlah form seperti gambar di bawah ini,

Access04

Jika kita jalankan hasil pembuatan Form nya adalah ,

Access05

Beri nama form yang Anda buat dengan nama fr_pegawai

4.         Buat reposrt dengan nama rpt pegawai dengan langkah – langkah :

  1. Pada jendela database
  2. Klik tab repost
  3. sorot create report in design view
  4. Klik pada new
  5. pilih auto report columnar
  6. Tentukan sube datanya, misalnya tbl_pegawai
  7. Klik OK maka pembuatan repost Anda sudah jadi
  8. dan modifikasi sedikit hingga menjadi seperti gambar di bawah,

Access06

Jika report ini dijalankan hasilnya ebagai berikut !

Access07

Simpan dengan nama rpt_pegawai

Selamat mencoba

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s